「残業が減らない」「やることが多すぎて時間が足りない」
そんな悩みを抱えているビジネスパーソンは多いはずです。
生成AIを正しく使えば、毎日1〜2時間の業務時間を削減することも現実的です。この記事では、会社員・フリーランス問わずすぐに実践できる時短テクニックを10個、具体的なプロンプト例とともに紹介します。
時短① ビジネスメールの下書き作成
毎日何通もこなさなければならないメール。悩みながら書くと1通15〜20分かかることもありますが、生成AIを使えば2〜3分で完成します。
使い方プロンプト例
「取引先の〇〇株式会社の△△様への納期延期のお詫びメールを書いてください。延期期間は2週間で、理由は部材調達の遅延です。丁寧なビジネス文体で300字程度にまとめてください」
毎日3通のメールで各10分短縮できると、月に約10時間の削減につながります。
時短② 会議・打ち合わせの議事録作成
録音した会議の文字起こしをそのままChatGPTに貼り付けて「議事録にまとめてください」と指示するだけで、決定事項・TODO・ネクストアクション付きの議事録が完成します。
使い方プロンプト例
「以下の会議の文字起こしから議事録を作成してください。①参加者一覧②決定事項③TODO（担当者付き）④次回打ち合わせの予定、の形式でまとめてください。〔文字起こしを貼り付け〕」
時短③ 市場リサーチ・情報収集のまとめ
調べたい内容をまとめて質問することで、概要把握の時間を大幅に短縮できます。ただし、AIの情報は最新でない場合があるため、重要な情報は必ずファクトチェックを行いましょう。
使い方プロンプト例
「日本のEC市場の現状と2026〜2027年の動向を以下の観点でまとめてください。①市場規模②主要プレイヤー③伸びている分野④課題と今後の予測」
時短④ 企画書・提案書のドラフト
企画書の白紙から骨格を作るのは時間がかかります。生成AIに「構成と各項目の要点」を出してもらい、そこに肉付けする流れが効率的です。
使い方プロンプト例
「中小企業向けのSNSマーケティング支援サービスの提案書構成を作ってください。①課題提起②サービス概要③導入事例のイメージ④費用⑤進め方の流れ、を含めた5ページ分の構成案と各ページの要点を出してください」
時短⑤ 長文・資料の要約
長い報告書・論文・契約書を読む時間を削減できます。テキストをコピーして要約を依頼するだけです。
使い方プロンプト例
「以下の文章を読んで、経営判断に必要なポイントを500字以内で箇条書きにまとめてください。専門用語はわかりやすく言い換えてください。〔テキストを貼り付け〕」
時短⑥ SNS投稿・コンテンツ作成
TwitterやInstagram、LinkedInへの投稿文を毎回ゼロから考えるのは意外と時間がかかります。AIに複数パターンを出してもらい、気に入ったものを選ぶ・編集するスタイルが効率的です。
使い方プロンプト例
「以下のブログ記事の要点をもとに、Twitterの投稿文を3パターン作成してください。文字数は各140字以内で、ターゲットは30〜40代のビジネスパーソンです。〔記事URLまたは要点〕」
時短⑦ 採用・人事関連の定型文書
求人票・面接の質問リスト・内定通知文など、型が決まっている文書は生成AIが非常に得意とする分野です。
使い方プロンプト例
「Webマーケターの中途採用向け求人票を書いてください。必要スキル・仕事内容・福利厚生の欄があり、応募意欲が高まる表現を使ってください。会社は東京のIT系スタートアップです」
時短⑧ コードのレビュー・デバッグ補助
エンジニア・プログラマーの方は、バグの原因特定や関数の説明などにChatGPTを使うと大幅な時短になります。
使い方プロンプト例
「以下のPythonコードを実行するとエラーが出ます。原因と修正方法を教えてください。〔コードを貼り付け〕」
時短⑨ 文章の校正・表現のブラッシュアップ
自分で書いた文章の誤字脱字チェック・文体の統一・読みやすさの改善もAIが得意とする作業です。
使い方プロンプト例
「以下の文章を校正してください。誤字脱字の修正・読みにくい表現の改善・接続詞の調整をお願いします。文体は丁寧語で統一し、元の意図は変えないようにしてください。〔文章を貼り付け〕」
時短⑩ 勉強・情報インプットの効率化
本・記事の要点整理、資格の勉強サポート、わからない用語の解説など、学習補助にも生成AIは活躍します。
使い方プロンプト例
「ファイナンシャルプランナー2級の試験範囲のうち、不動産に関する部分を初心者向けに要点まとめてください。試験に出やすいポイントも教えてください」
時短を最大化する3つのコツ
① テンプレートを作っておく よく使うプロンプトはメモ帳やNotionに保存しておき、毎回ゼロから書かないようにしましょう。
② 一度で完成させようとしない 最初の回答が微妙でも、「もっと〇〇して」と追加指示を出せば改善されます。会話のキャッチボールが大切です。
③ 結果のファクトチェックを忘れない 生成AIは誤った情報を自信満々に返すことがあります（ハルシネーション）。重要な数字・固有名詞は必ず確認しましょう。
まとめ
生成AIを使った時短のポイントは「完成品を求めない」ことです。AIに「ドラフト・骨格・候補」を出させて、人間が仕上げる分業スタイルが最も効率的です。
今日から1つだけ試してみてください。まずはビジネスメールか議事録の作成から始めるのがおすすめです。
※生成AIの回答は必ずしも正確ではありません。ビジネス利用時はファクトチェックを行ってください。
